Guide · Workflows & Automation
Belege auslesen mit Claude
Vom Belegordner zur fertigen Importdatei für Lexware oder DATEV.
- 1 Prompt
- Für den ganzen Ordner
- 1 Datei
- Import für deine Software
- 8 Jahre
- Originale aufbewahren
Was hier wegfällt, ist das Abtippen — nicht die Buchhaltung.
Claude liest deine Belege aus, sortiert sie und baut daraus eine Tabelle und eine Importdatei. Gebucht wird weiter in deinem Buchhaltungsprogramm, und die Originalbelege bleiben aufbewahrungspflichtig. Warum das so ist, steht auf Seite 5.
DER ABLAUF
In vier Schritten zur Importdatei
Einmal im Monat, für den kompletten Belegstapel
Belege sammeln
Alle Rechnungen und Quittungen eines Monats in einen Ordner legen, als PDF oder Foto. Ein Beleg pro Datei, damit nichts zusammenrutscht.
Prompt geben
Claude den Ordner übergeben und den Prompt von Seite 3 verwenden. Er liest jeden Beleg einzeln aus.
Lückenliste prüfen
Claude markiert jede Stelle, an der ein Wert auf dem Beleg fehlte oder unleserlich war. Genau diese Zeilen schaust du dir an, den Rest nicht.
Importieren
Die fertige Datei in Lexware oder DATEV einlesen. Beim ersten Mal mit fünf Belegen testen, nicht mit dem ganzen Monat.
DER PROMPT
Zum Kopieren
Die letzte Regel ist die wichtigste — sie verhindert erfundene Zahlen
Hier ist mein Belegordner für [Monat/Jahr]. Lies jeden Beleg
einzeln aus und erstelle daraus eine Tabelle mit den Spalten:
Belegdatum, Belegnummer, Lieferant, Bruttobetrag, Nettobetrag,
Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Kategorie, Zahlungsart,
Dateiname.
Regeln:
- Nimm immer das Belegdatum, nicht das Zahlungsdatum.
- Rechne nichts aus, was nicht auf dem Beleg steht.
- Fehlt ein Wert oder ist er unleserlich, schreib FEHLT in die
Zelle. Rate niemals.
- Bei Fremdwährung: Betrag und Währung im Original lassen und
zusätzlich in einer Spalte Hinweis vermerken.
Gib mir am Ende zwei Dinge aus:
1. Die vollständige Tabelle als CSV.
2. Eine Liste aller Zeilen, in denen FEHLT steht, mit Dateiname,
damit ich nur diese Belege selbst nachschaue.Warum die FEHLT-Regel entscheidend ist.
Ohne sie füllt ein Sprachmodell Lücken mit plausiblen Werten. Ein geschätzter Steuerbetrag fällt in einer Tabelle mit zweihundert Zeilen niemandem auf — bis die Prüfung kommt. Mit der Regel bekommst du stattdessen eine kurze Liste zum Nachschauen.
DIE TABELLE
Was in jede Spalte gehört
Diese Felder braucht deine Buchhaltungssoftware
SPALTE
- Belegdatum
- Belegnummer
- Lieferant
- Brutto und Netto
- Umsatzsteuer
- Kategorie
- Zahlungsart
- Dateiname
WAS REINKOMMT
- Das Datum auf dem Beleg, nicht wann du bezahlt hast
- Fortlaufend, damit jede Zeile wieder auffindbar ist
- Wer die Rechnung gestellt hat
- Beides getrennt, so wie es auf dem Beleg steht
- Satz und Betrag einzeln, wegen der Voranmeldung
- Dein Konto aus SKR03 oder SKR04, je nach Kontenrahmen
- Bank, Karte oder bar — entscheidet über das Gegenkonto
- Verbindet die Zeile mit dem archivierten Beleg
Für DATEV braucht die Datei eine bestimmte Kopfzeile.
Sie muss mit EXTF beginnen, in einer einzigen Zeile ohne Umbruch stehen und der Dateiname mit EXTF anfangen. Lass Claude die Kopfzeile aus deiner Beraternummer, Mandantennummer und dem Wirtschaftsjahr aufbauen und importiere zuerst einen Teststapel.
GUT ZU WISSEN
Was du trotzdem selbst machst
Damit der Workflow bei einer Prüfung nicht gegen dich arbeitet
Die Tabelle ist keine Buchführung
Eine Tabelle lässt sich spurlos ändern. Die GoBD verlangen aber Unveränderbarkeit. Gebucht wird deshalb weiter in deinem Buchhaltungsprogramm, die Tabelle ist nur die Vorarbeit.
Originale bleiben pflicht
Buchungsbelege acht Jahre, Jahresabschlüsse und Bücher zehn Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre. Die acht Jahre sind neu, vorher waren es zehn.
E-Rechnungen digital archivieren
Eine E-Rechnung ist das Original. Ein Ausdruck gilt nur als Kopie und reicht dem Finanzamt nicht.
Verfahrensdokumentation anlegen
Halte einmal schriftlich fest, wie Belege bei dir eingehen, erfasst, geprüft und archiviert werden. Zwei Seiten reichen, aber sie müssen existieren.
Datenschutz mitdenken
Auf Belegen stehen Namen, Adressen und Bankdaten. Prüfe, ob du diese Daten an einen KI-Dienst geben darfst, und kläre es mit deinem Steuerberater.
NÄCHSTER SCHRITT
Direkt umsetzen
Fang mit einem Monat an, nicht mit dem ganzen Jahr
Fünf Belege testen
Nimm fünf Belege, lass Claude die Tabelle bauen und vergleiche jede Zahl von Hand. Erst wenn das stimmt, nimmst du den ganzen Monat.
Teststapel importieren
Importiere die Datei zuerst als Teststapel in Lexware oder DATEV, bevor du sie festschreibst.
Mit dem Steuerberater abstimmen
Zeig ihm einmal die Tabelle und die Importdatei. Wenn er die Struktur abnickt, sparst du euch beiden ab dann jeden Monat Arbeit.
Quellen: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (verkürzte Aufbewahrungsfristen), GoBD, DATEV-Format Buchungsstapel. Keine Steuerberatung — im Zweifel mit deinem Steuerberater klären.